Le syndic de copropriété représente un mandataire de la copropriété. En tant que tel, il a un rôle central dans le fonctionnement de la copropriété, avec plusieurs missions rattachées à sa fonction. Quelles sont les différentes missions du syndic de copropriété ?
1. S’occuper de la gestion administrative de la copropriété
Sur le plan administratif, la mission du syndic consiste premièrement à tenir une liste à jour de tous les copropriétaires et des lots qu’ils détiennent. La convocation de l’assemblée générale des copropriétaires qui intervient au moins une fois par an relève également de ses missions.
À cet effet, il collabore avec le conseil syndical pour établir l’ordre du jour. Une fois l’assemblée générale terminée, il s’occupe de la rédaction du compte rendu de la réunion et de la transmission du procès-verbal aux copropriétaires. Il s’occupe également de l’exécution des délibérations de l’assemblée générale. En effet, la copropriété doit être immatriculée sur un registre qui recense les informations suivantes :
- l’identité de la copropriété ;
- la date de sa création ;
- le nombre et la nature de ses lots ;
- le nom du syndic ;
- les données financières.
L’immatriculation de la copropriété doit être réalisée avant une période précise selon le nombre de lots contenus par l’immeuble. Le syndic doit veiller à ce que l’immatriculation soit réalisée à la bonne date en fonction du nombre de lots qu’elle contient. De même, la conservation des archives de la copropriété relève de sa mission.
2. Gérer la comptabilité de la copropriété
C’est également le syndic qui tient la comptabilité du syndicat. Il s’occupe tout de même de la position comptable de chacun des copropriétaires. Toutes les fois que le conseil syndical fera la demande de ces documents, le syndic doit être en mesure de les présenter.
Par ailleurs, le budget prévisionnel pour chaque exercice est établi par le syndic. Il est tenu de faire un compte rendu de sa gestion financière au cours de l’assemblée générale des copropriétaires qui se tient chaque année. Pendant la présentation des comptes, il demande l’approbation de sa gestion par les copropriétaires.
3. Gérer le personnel de la copropriété
Tous les salariés qui exercent au sein de la copropriété sont employés par le syndicat des copropriétaires. Cependant, ils exercent leurs fonctions sous l’autorité du syndic. Le syndic peut donc les embaucher ou les licencier puisque cela fait partie de sa mission. Les autres tâches dont s’occupe le syndic sont :
- les bulletins de salaire des employés ;
- la gestion des salariés en congés ;
- les arrêts maladie ou maternité des salariés, etc.
Toutefois, l’autorisation des copropriétaires réunis en assemblée générale obligatoire si éventuellement le syndic doit embaucher du personnel supplémentaire.
4. S’occuper de l’entretien de la copropriété
La conservation, la garde et l’entretien de l’immeuble relèvent aussi de la mission du syndic. Pour cela, il peut de sa propre autorité procéder à la réalisation de travaux d’entretien fréquents et petites réparations.
Au cas où il y aurait des travaux importants à réaliser, il devra obtenir l’autorisation préalable de l’assemblée générale. Il est tout de même habilité à signer les contrats nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. L’élaboration et la mise à jour du carnet d’entretien de l’immeuble lui incombent également.
5. Représenter le syndicat des copropriétaires
Représenter le syndicat des copropriétaires vis-à-vis des tiers fait partie des missions du syndic. Il peut donc passer les contrats de la copropriété en son nom et pour son compte puisqu’il en est le mandataire. Sa mission consiste tout de même à représenter la copropriété en justice.
Dans le cadre d’une action en référé ou lorsque la copropriété est attaquée, le syndic n’a pas besoin d’une autorisation de l’assemblée générale pour la défendre. En dehors de ces conditions, l’autorisation de l’assemblée générale est requise à la majorité simple de l’article 24 pour une action en justice.
